Tiskový audit
Co je tiskový audit a proč jej realizovat?
Tiskový audit je zaměřen na analýzu, plánování a realizaci optimálního komplexního tiskového systému a využití odpovídající techniky.
Audit umožní vyhodnocení aktuálního stavu tiskových procesů a navržení opatření pro měřitelnou finanční úsporu, nabídne optimalizaci a efektivitu firemních tiskových procesů za účelem snížení nákladů.
Způsob vyhodnocení zjištěných údajů
Zadavatel určí zodpovědnou osobu, která je s auditorským týmem v úzkém kontaktu a má rozhodovací a informační pravomoci (zpravidla IT manažer).
Auditorský tým (zpravidla 2-3 pracovníci) provedou fyzický sběr dat přímo na jednotlivých pracovištích u všech tiskových, kopírovacích a faxových zařízení.
Pro přesnost a správnost výsledků je důležitá součinnost zainteresovaných oddělení, zejména u větších společností.
Zadavatel sdělí, s kterými zařízeními nechce v rámci optimalizace manipulovat (např. z důvodu tisků speciálních úloh, podpory ovladačů apod.).
Získané údaje (tiskové objemy, typy zařízení atd.) jsou zpracovány aplikačním software, který pak poskytne potřebná data. Na základě stávající topologie pracovišť, vytíženosti a nákladovosti tiskových zařízení je navržena optimalizace.
Zadavatel získává pro oba stavy - stávající a optimalizovaný:
Manažerské výstupy: soubor zařízení se strukturou nákladů a zatížení
Finanční vyčíslení úspor a návrh opatření
Pro přehled nad grafickými a excelovskými výstupy je zpracován výstup do aplikace Power Point se shrnutím dat za účelem představení výsledků auditu vedení zadavatele. Po projednání a schválení může být navržené řešení implementováno.
V případě požadavku zadavatele je vyhotoven grafický výstup: výkresy se stávajícím a budoucím umístěním zařízení.
Realizace, přednosti a přínosy řešení
Přednosti řešení:
- Zmapování současného stavu
- Návrh budoucího stavu
- Vyčíslení úspor
- Obnova zařízení nejen z pohledu časové osy, ale zejména z pohledu ekonomiky provozu a skutečné vytíženosti pracovišť
- Přehled o zařízeních
- Přehled o skutečných potřebách jednotlivých pracovišť
Přínosy řešení:
- Zajištění maximální efektivity procesů, optimalizace a úspora nákladů
- Řízená inovace zařízení a využívání nových technologií
- Dosažení vyšší kvality tiskových výstupů
- Návrh optimálního systému financování obnovy technologií
- Možnost okamžité implementace řešení
